WATUMIAJI WA MFUMO WA e-BOARD WAONGEZEKA

ORIKNT-DODOMA

Mamlaka ya Serikali Mtandao (e-GA) imesema matumizi ya mfumo wa kidijitali wa e-Board yameendelea kuongezeka nchini kutokana na manufaa yake katika kurahisisha uendeshaji wa vikao, kuhifadhi kumbukumbu na kupunguza matumizi ya karatasi.

Mfumo huo, ambao kwa sasa una toleo la pili linalojulikana kama e-Board II, umetumiwa na taasisi mbalimbali za umma kutokana na uwezo wake wa kurahisisha shughuli zinazohusiana na maandalizi, uendeshaji na ufuatiliaji wa vikao.

Akizungumza Oktoba 26, 2026, Afisa wa Teknolojia ya Habari na Mawasiliano (TEHAMA) kutoka e-GA, Bi. Mwanamvua Rasi, alisema mashirika na mamlaka za serikali za mitaa zimeendelea kunufaika na mfumo huo.

“Kwa sasa, mashirika 60 pamoja na halmashauri na sekretarieti za mikoa zaidi ya 100 zinatumia mfumo huu,” alisema.

Aliongeza mfumo wa e-Board umerahisisha shughuli zinazofanyika kabla, wakati na baada ya vikao, huku ukipunguza matumizi ya karatasi na kurahisisha upatikanaji wa nyaraka zinazohitajika na washiriki.

Akizungumza katika mafunzo hayo yaliyofanyika katika Ofisi ya Rais, Idara ya Kumbukumbu na Nyaraka za Taifa, Afisa TEHAMA wa taasisi hiyo, Bw. Ally Ally, alisema mfumo wa e-Board ni suluhisho la kidijitali linalosaidia kurahisisha uendeshaji, usimamizi na uratibu wa vikao vya bodi, mabaraza ya madiwani na menejimenti za taasisi za umma na binafsi.

Alieleza kuwa miongoni mwa manufaa ya mfumo huo ni kuhifadhi taarifa na kumbukumbu za vikao kwa usalama, kurahisisha ufuatiliaji wa utekelezaji wa maamuzi yaliyofikiwa kwenye vikao na kuwawezesha watumiaji kusoma nyaraka hata bila muunganisho wa intaneti kupitia programu zinazotumia mfumo huo.

Kwa upande wake, Mkuu wa Kitengo cha TEHAMA wa Ofisi ya Rais, Idara ya Kumbukumbu na Nyaraka za Taifa, Bw. Dismas Mbando, alisema matumizi ya e-Board yanasaidia kupunguza gharama zilizokuwa zikitumika kuchapisha nyaraka, kununua shajara na kusambaza makabrasha ya vikao na ndiyo maana mafunzo ya mfumo huu yanatolewa.

Aliongeza kuwa mfumo huo unarahisisha maandalizi ya taarifa, upigaji kura kwa njia ya kielektroniki na utengenezaji wa ripoti, hivyo kuongeza ufanisi katika usimamizi wa vikao.

Katika mafunzo hayo, washiriki walipata nafasi ya kuuliza maswali na kupata ufafanuzi kuhusu matumizi ya mfumo, usalama wa taarifa na mgawanyo wa majukumu ya washiriki wa vikao.

Mkurugenzi wa Idara ya Kuwaenzi Waasisi wa Taifa, Maktaba na Makumbusho za Marais Wastaafu katika Ofisi ya Rais, Idara ya Kumbukumbu na Nyaraka za Taifa, Bw. Salum A. Kyando.aliuliza kuhusu usalama wa taarifa zinazohifadhiwa kwenye mfumo huo, akitaka kufahamu namna taarifa zinavyolindwa na jinsi zinavyohifadhiwa baada ya matumizi.

Akijibu swali hilo, Bi. Mwanamvua alisema e-GA imezingatia suala la usalama wa taarifa kwa kuweka utaratibu wa kufuatilia shughuli zinazofanywa na watumiaji ndani ya mfumo.

Alifafanua kuwa mfumo unaweza kurekodi utambulisho wa mtumiaji aliyepakua nyaraka pamoja na muda aliotekeleza shughuli hiyo, hatua inayosaidia kuimarisha ufuatiliaji na usalama wa taarifa.

Naye Afisa Ugavi, Bw. Phinias Mayengo, aliuliza namna mfumo wa e-Board unavyotofautisha majukumu ya mwenyekiti, katibu na wajumbe wa kikao ili kuhakikisha kila mshiriki anatekeleza wajibu wake.

Akijibu swali hilo, Bi. Mwanamvua alisema mfumo unawezesha washiriki kushiriki katika vikao kwa kutumia vipengele mbalimbali vya kidijitali, ikiwemo kuwasha kamera na kufanya uwasilishaji, kulingana na majukumu yao katika kikao.

Mamlaka ya Serikali Mtandao (e-GA) ina jukumu la kusimamia utekelezaji wa sera, sheria, kanuni, viwango na miongozo ya Serikali Mtandao katika taasisi za umma.

Majukumu mengine ni kuratibu na kusimamia ujenzi na uendeshaji wa miundombinu ya TEHAMA na mifumo ya kielektroniki serikalini, pamoja na kuwezesha upatikanaji wa huduma za umma kwa njia ya mtandao kwa ufanisi zaidi.

Aidha, e-GA hutengeneza na kusimamia mifumo mbalimbali ya kidijitali inayotumiwa na Serikali, ikiwemo mfumo wa Ofisi Mtandao (e-Office), kwa lengo la kuboresha utendaji kazi na utoaji wa huduma.